Rediriger ses e-mails professionnels simplement : guide complet pour indépendants et petites entreprises

La gestion des e-mails est un sujet central pour les indépendants, artisans et TPE. En 2023, 86 % des professionnels utilisaient l’e-mail comme canal principal de communication avec clients et partenaires (Statista).

• Faciliter la lecture de ses messages depuis une seule boîte (personnelle ou spécifique)
• Assurer la continuité du service lors de déplacements ou changements d’appareils
• Gérer plusieurs adresses sans se connecter à différents webmails
• Permettre à une équipe de suivre un e-mail générique (ex : contact@, info@)
• Anticiper un changement de fournisseur ou de nom de domaine

Une redirection automatique permet d’optimiser son organisation, de ne rater aucun message important et de gagner en sérénité. Pourtant, les étapes à suivre ne sont pas toujours claires selon le fournisseur d’e-mails.

Rediriger un e-mail signifie qu’à chaque fois qu’un message arrive sur votre adresse professionnelle (ex. : [email protected]), celui-ci est aussitôt transféré, de façon transparente, vers une autre adresse de votre choix.

• Redirection simple : tout est envoyé automatiquement à une seule autre boîte.
• Copie conservée : selon la configuration, le mail reste aussi dans la boîte d’origine.
• Filtres avancés : certains outils permettent de ne rediriger que certains messages (par expéditeur, sujet, etc.).

Important : La redirection est à distinguer de la relève POP/IMAP, où un logiciel de messagerie récupère les mails en se connectant à la boîte d’origine. Ici, c’est le serveur qui relaie les e-mails de façon automatique.

Avant de configurer la redirection, il est conseillé de :

• Vérifier si votre fournisseur d’adresse mail propose cette option (la plupart le font, même en entrée de gamme)
• Décider si vous souhaitez garder une copie sur la boîte source (utile pour l’archivage ou la sauvegarde)
• Informer vos contacts internes si l'adresse redirigée est utilisée par plusieurs membres de l’équipe
• Contrôler les quotas de stockage pour éviter les blocages sur la boîte d’arrivée
• Confirmer l’adresse de destination pour ne pas diffuser d’informations à une adresse erronée

Les redirections en chaîne (A redirige vers B, qui redirige vers C…) sont à éviter, car elles favorisent les boucles et peuvent engendrer des problèmes de délivrabilité (RFC 5321 – source).

1. Redirection sur OVH (très utilisé pour les e-mails pro en France)

• Accédez à votre espace client OVH (lien OVH), section "Web Cloud", puis "E-mails".
• Sélectionnez le domaine concerné, puis l’e-mail professionnel à rediriger.
• Dans le menu, cliquez sur "Redirections", puis "Ajouter une redirection".
• Renseignez l’adresse de destination.
• Cochez la case “Conserver une copie” si besoin.
• Validez. La redirection est active sous 1 à 10 minutes.

Avec OVH, il est possible de gérer plusieurs redirections par adresse. Le fournisseur bloque toute tentative de boucle (redirection vers soi-même).

2. Redirection sur Google Workspace (anciennement G Suite)

• Connectez-vous à Gmail avec votre identifiant pro (Gmail Pro).
• Cliquez sur la roue crantée (paramètres), puis sur "Voir tous les paramètres".
• Onglet "Transfert et POP/IMAP" : ajoutez l’adresse où rediriger les e-mails (“Ajouter une adresse de transfert”).
• Un mail de confirmation sera envoyé sur la boîte cible, cliquez sur le lien de validation.
• Activez la redirection automatique ("Transférer une copie des e-mails entrants à …").
• Choisissez si vous voulez garder une copie sur Gmail (“conserver Gmail dans la boîte de réception”, recommandé).

À savoir : Selon le paramétrage de sécurité de l’administrateur du compte Google Workspace, la redirection peut être restreinte (consultez votre administrateur si besoin).

3. Redirection sur Microsoft Exchange / Microsoft 365

• Ouvrez Outlook Web (https://outlook.office.com).
• Allez dans les "Paramètres" (roue), puis "Afficher tous les paramètres d’Outlook".
• Menu "Courrier" > "Transfert".
• Cochez "Activer le transfert".
• Indiquez l’adresse de destination.
• Sélectionnez "Conserver une copie des messages transférés" si besoin.
• Enregistrez les modifications.

Sur Exchange, il est également possible de mettre en place des redirections conditionnées (ex : uniquement les messages d’un certain expéditeur). Cette flexibilité est précieuse pour de nombreux métiers.

4. Redirection sur un hébergement mutualisé classique (Plesk, cPanel, etc.)

• Connectez-vous à votre interface d’administration (ex : cPanel ou Plesk).
• Ouvrez la section "E-mail", puis "Comptes de messagerie" ou “Transfert” (“Forwarders” en anglais).
• Choisissez le compte à rediriger, entrez l’adresse de destination.
• Validez la configuration.

Sur ces interfaces, les options de copie et de filtrage peuvent dépendre de votre hébergeur.

• Attention au spam : Certaines configurations de redirection peuvent parfois provoquer un phénomène appelé “backscatter” : si le mail redirigé est un spam, et que la boîte de destination le rejette, des notifications d’erreur peuvent revenir vers l’adresse d’origine (source : Spamhaus).
• Passez par les outils natifs : Mieux vaut privilégier la redirection sur le serveur, pas via des règles locales sur un logiciel comme Outlook. C’est plus fiable et fonctionne même si le PC est éteint.
• Privilégiez la simplicité : Une adresse professionnelle = une redirection. Multiplier les redirections complexes fragilise la délivrabilité.
• RGPD et confidentialité : Quand on redirige des e-mails vers une adresse externe (ex : vers une adresse Gmail personnelle), il faut s’assurer que cela ne contrevient pas aux règles internes de l’entreprise ni aux obligations de confidentialité (voir Conseil National du Numérique sur la messagerie professionnelle source).
• Pensez à la relève IMAP/POP comme alternative : Si vous voulez tout regrouper sur un seul logiciel sans transférer les e-mails, configurer votre messagerie Outlook, Thunderbird ou autres pour relever plusieurs boîtes reste pertinent.

• La redirection est-elle instantanée ? En général oui, à quelques minutes près selon la réactivité du serveur d’e-mail. Si un e-mail tarde à arriver, vérifiez votre dossier spam ou la configuration.
• Peut-on rediriger vers plusieurs adresses ? Sur certains fournisseurs, oui (ex : OVH permet plusieurs destinataires). D’autres limitent à une seule adresse. Vérifiez dans l’interface de gestion.
• Une redirection supprime-t-elle les e-mails originaux ? Par défaut, certains outils effacent les e-mails de la boîte source, d’autres les conservent (option à vérifier selon vos besoins d’archivage).
• Quid de la sécurité ? Toute redirection rend vos e-mails accessibles ailleurs. Si l’adresse cible est compromise, vos messages le seront aussi. Privilégiez des boîtes de destination fiables et robustes (authentification forte, chiffrement, etc.).

La majorité des incidents de gestion d’e-mails chez les indépendants concernent des erreurs de redirection ou des oublis de configuration (source : Orange Assistance, 2023). Quelques conseils pour garder le contrôle :

• Testez systématiquement la redirection après configuration (envoyez-vous un e-mail test)
• Soyez attentif aux éventuelles notifications d’erreur ou de rejet dans la boîte d’origine
• Modifiez ou désactivez une redirection devenue inutile (pour éviter la fuite d’informations)
• Gardez une liste à jour de vos redirections actives : structurez votre organisation pour savoir où arrivent vos courriels pros
• Évitez de rediriger vers une adresse qui changera prochainement (ex : boîte étudiante, adresse Yahoo ancienne)

Automatiser le transfert de ses e-mails professionnels n’est ni compliqué, ni risqué… À condition de bien comprendre comment fonctionne la mécanique, d’être vigilant sur la confidentialité et de choisir les bons réglages techniques. Un gain de temps, d’efficacité et de tranquillité pour tous ceux qui jonglent chaque jour avec plusieurs boîtes de messagerie.